Du möchtest das Brautpaar mit Hochzeitsbriefen durch die Ehe begleiten? Dann solltest du als Organisator vorab einige Überlegungen treffen:

  • Wie viele Briefe sollen geschrieben werden?
  • Wann und wie können die Hochzeitsbriefe geschrieben werden?
  • Sollen Briefe oder Postkarten geschrieben werden?
  • Wer übernimmt die Portokosten?
  • In welchem Zeitraum sollen die Hochzeitsbriefe versandt werden?
  • Wer verschickt die Hochzeitsbriefe?

Am Anfang klingt das natürlich nach vielen Fragen und viel Organisation. Um dich dabei zu unterstützen, haben wir hier einige Tipps zu jedem einzelnen Punkt.

Anzahl der Hochzeitsbriefe

Wie viele Briefe geschrieben werden sollen, lässt sich relativ leicht ermitteln. Zunächst solltest du wissen, wie viele der Gäste Paare und Familien sind. Denn bei diesen kannst du bereits davon ausgehen, dass sie einen gemeinsamen Brief schreiben. Falls du das nicht genau weißt, kannst du davon ausgehen, dass ca. 4-5 Personen einen Hochzeitsbrief schreiben. Alternativ kannst du die Briefe auch tischweise verteilen.

Schreiben der Hochzeitsbriefe

Es gibt unzählige Möglichkeiten die Briefe zu schreiben. Möchtest du besonders schön gestaltete Hochzeitsbriefe mit Erinnerungsstücken verschenken, kannst du die Gäste bereits einige Tage vor der Feier über deine Idee informieren und sie die Briefe schreiben lassen. So bekommt auch das Brautpaar von diesem liebevollen Geschenk nichts mit und wird ganz überrascht sein, wenn es den ersten Hochzeitsbrief im Briefkasten findet. Ein anderer Weg mit den Briefen zu überraschen ist sie während dem Fotoshooting zu schreiben. Hier bietet sich vor allem der Vorteil, dass die Gäste dann auch eine Beschäftigung haben um diese Zeit zu überbrücken.

Wenn das Brautpaar ruhig mitbekommen kann, dass ihr die Hochzeitsbriefe schreibt, könnt ihr sie während der Hochzeitsfeier schreiben, z.B. wenn die Band Pause hat. Du kannst sogar die Hochzeitskasse aufbessern, indem du jeden Hochzeitsbrief an die Gäste verkaufst – ähnlich wie die Hochzeitszeitung. Wenn du bereits die Termine festgelegt hast, kannst du sogar den Brief für den 1. Hochzeitstag zu einem höheren Preis anbieten (bedenke aber auch, Familie und engen Freunden an besonderen Tagen Vorrang zu lassen). Eine andere ausgefallene Idee ist die Versteigerung der Hochzeitsbriefe. Hier wird dann nicht mit Geld geboten, sondern z.B. mit einer lustigen Einlage.

Brief oder Postkarte?

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Damit du für dich die beste Form findest, haben wir sie hier für dich kurz zusammengefasst:

Brief Postkarte
+ viel Platz zum Schreiben durch mehrere Seiten

+ zusätzlicher Inhalt möglich (z. B. Fotos, Gutscheine, Konfetti)

+ wirkt edel (v. a. wenn ihr ihn mit einem Briefsiegel verschließt)

+ persönliche Nachrichten sind durch das Kuvert vor neugierigen Blicken geschützt

man muss Kuverts und Briefpapier besorgen

höhere Portokosten

mehr Gestaltungsaufwand (zeitintensiver, nicht jeder Gast ist auf Anhieb so kreativ)

+ mit vielen verschiedenen Motiven erhältlich

+ geringer Gestaltungsaufwand

+ lässt sich einfach besorgen

+ geringere Portokosten

weniger Gestaltungsmöglichkeiten

begrenzter Platz

jeder kann die Hochzeitsbriefe lesen

kein Schutz vor Umwelteinflüssen

Übernahme der Portokosten

Die Portokosten für einen einzelnen Brief oder eine Postkarte sind zwar nicht besonders hoch, summieren sich aber schnell zu einem größeren Kostenfaktor. Als Organisator musst du entscheiden, ob du die Hochzeitsbriefe bereits vorfrankierst, sodass der Brief nur noch zum jeweiligen Datum versendet werden muss, oder ob sie vorher noch vom Absender frankiert werden müssen.

Der Vorteil für dich liegt ganz klar auf der Hand wenn die Briefe noch nicht frankiert sind: du zahlst nur für das Material und jeder Absender muss einen kleinen Betrag für das Porto entrichten. Das Problem ist nur, dass nicht jeder Briefmarken zu Hause hat und es dann schon zu viel Aufwand sein kann, extra zur Post zu gehen. Die Folge: Viele der Hochzeitsbriefe werden nicht versendet.

Wenn du die Briefe bereits vorfrankierst, musst du zwar das Porto für jeden Hochzeitsbrief bezahlen, dafür werden aber vermutlich mehr Briefe beim Brautpaar ankommen. Um deine Kosten gering zu halten, kannst du die Gäste auch bitten, dir einen kleinen Betrag für das Porto zu zahlen.

Es gibt auch noch eine andere Alternative für den Versand der Hochzeitsbriefe, der in den meisten Fällen den größten Erfolg verspricht: du sammelst die Hochzeitsbriefe zunächst alle wieder ein. Dann kannst du selbst entscheiden, in welcher Reihenfolge die Briefe versandt werden und sie werden mit größter Wahrscheinlichkeit ankommen. Selbstverständlich kannst du die Briefe auch persönlich beim Ehepaar in den Briefkasten werfen, dann fallen überhaupt keine Portogebühren an.

Zeitraum für den Versand

Du solltest dir auch im Voraus überlegen, in welchem Zeitraum das Paar die Hochzeitsbriefe bekommen soll. Häufig wird das erste Ehejahr als Zustellzeitraum gewählt und z.B. alle zwei Wochen ein Brief versendet. Je länger der Zeitraum, desto wertvoller werden die Hochzeitsbriefe. Allerdings gestaltet sich dann auch der Versand schwieriger. Einige Gäste werden ihren Hochzeitsbrief verlegen oder vergessen ihn abzuschicken.

Unser Tipp: Überlasse den termingerechten Versand Profis. Zeitbote ist das erste Postunternehmen, das termingerechten Versand in der Zukunft anbietet. Dazu wählst du einfach dein gewünschtes Hochzeitsbrief-Paket aus und bekommst Karten, Briefumschläge, Kugelschreiber und alles weitere in einer Geschenkbox geliefert. Nachdem ihr die Hochzeitsbriefe geschrieben habt, schickt ihr sie im beiliegenden vorfrankierten Rücksendekuvert an Zeitbote zurück. Dort werden sie sicher aufbewahrt und termingerecht an das Brautpaar gesendet. Sogar die Adressrecherche bei Umzug übernimmt Zeitbote für dich.

Versand der Hochzeitsbriefe

Es gibt drei Möglichkeiten die Hochzeitsbriefe zu verschicken. Für dich als Organisator ist es am einfachsten, den Absendern den Versand selbst zu überlassen. Der Nachteil an dieser Variante ist jedoch, dass es vor allem nach einigen Monaten passieren kann, dass der Brief verlegt oder vergessen wurde.

Die zweite Möglichkeit ist, jeden Brief selbst zu versenden. Dadurch hast du den größten organisatorischen Aufwand, denn du musst nicht nur die geschriebenen Briefe einsammeln, sondern auch daran denken jeden einzelnen Hochzeitsbrief rechtzeitig zu verschicken.

Die größte Wahrscheinlichkeit, dass jeder Hochzeitsbrief ankommt, bietet der Service von Zeitbote. Hier musst du nur die geschriebenen Briefe einsammeln und im Rücksendekuvert an Zeitbote zurückschicken. Dort werden sie dann sicher gelagert und zu den gewünschten Terminen verschickt – auf Wunsch bis zur Silberhochzeit.